On­line üzem­mód

Számunkra eddig sem volt ismeretlen a home office fogalma. Voltak akik csak egyszer-egyszer vették igénybe, amikor jött a gázóra leolvasó a szokásos reggel 8 - délután 4 közötti előre megadott idősávban. Mások rendszeresen heti 1-2 napot otthonról dolgoztak. 

Március elején először csak abban állapodtunk meg, hogy aki csak szeretne, dolgozzon otthonról akár hosszabb ideig. Aztán pár nap múlva már úgy láttuk, jobb lenne átállni teljesen otthoni munkavégzésre. Szerencsére nálunk ennek technikai akadálya nincsen. Megvannak a kialakult kommunikációs csatornáink online is, mindenkinek van laptopja, amit hazavihet, ezért a távmunkát viszonylag könnyen meg tudtuk valósítani.

Az egyetlen nagy kérdőjel a demónap maradt. Ilyenkor a szokásos program, hogy először kis csoportban retrózunk, beszélgetünk a sprintről, kinek milyen volt, mik voltak a nehézségek, mi ment jól, mit változtassunk. Utána délelőtt a projektek zárása - tervezése zajlik egy előre megtervezett menetrend szerint, kisebb csoportokban. Ez után közösen ebédelünk, majd jön a céges retró. 17-en a kék szobában megvitatjuk a bennünket érintő kisebb-nagyobb horderejű dolgokat, a közös értékeinktől a mosogatógép bepakolásáig mindent. Transzparensen, demokratikusan. Itt hozzuk meg és vizsgáljuk felül a napi működésünk legfontosabb szabályait, itt ismerkedünk az új emberekkel és búcsúzunk a távozóktól. A közös retró után a demó következik, ahol bepillantást engedünk egymásnak a sprint legérdekesebb hibáiba, legszebb megoldásaiba, egy fórum arra, hogy tanuljunk egymástól. A napot pedig az erőforrás tervezéssel zárjuk, amikor mindenki megteszi a vállalásait a következő sprintre.

Amikor már látszott, hogy kénytelenek leszünk a demónapot is az online térben megtartani, én vállaltam, hogy megpróbálok utánanézni a jó gyakorlatoknak és javaslatokat tenni a csapatnak, hogyan is próbáljuk ezt a lehetetlennek tűnő feladatot fájdalommentesen és hatékonyan megoldani. Két héttel ezelőtt még elég kevés, többnyire angol cikket találtam a nagy csoportok online megbeszéléseinek moderálásáról, ma már biztos többet találnék. :) Saját tapasztalatunkból és az eddig olvasottakból az alábbiakra jutottunk:

Kisebb csoportokban fontos a kamera

Ha kevesen vagyunk egy megbeszélésen, akkor a személyességet nagyon növeli, ha beszélgetés közben látjuk is egymást. Ilyenkor látszik, hogy figyelünk egymásra, reagálunk egymásra, jobban érezzük a kapcsolódást. 

Moderálás vagy szó továbbadás

Ha egy szobában ülünk, gyakran a testbeszédből látjuk, hogy ki készül éppen megszólalni, például abból, hogy ki vett egy nagyobb levegőt, jelentkezett, dőlt előre. Ezt online egyáltalán nem látjuk, ezért vagy mindenki hallgat, hogy majd valaki más kezdi mondani, vagy többen is egyszerre kezdenek beszélni. Ezért akár már 4-5 fős megbeszéléseken is hasznos lehet, ha figyelünk arra, hogy ha befejeztük a mondandónkat, akkor adjuk tovább a szót másnak, vagy jelöljünk ki egy moderátort, aki megszólítja a következő embereket. Mi a napi standupokon alkalmazzuk ezeket a módszereket, de a kis retrón is bevált. 

Jelentkezés

4-5 főnél nagyobb megbeszéléseken élőben is gyakran szükség van rá, hogy moderáljunk és a résztvevők előre jelezzék, ha hozzá szeretnének szólni egy témához. Szerencsére ilyen jelentkezésre lehetőség van zoomon és ji.tsi-n is, de tudomásom szerint a teams-en is már dolgoznak ezen. Hangoutson nincs (még) ez a funkció, viszont van egy beépített chat: mi ezt használtuk jelentkezésre a nagyobb megbeszéléseinken. A moderátor figyelte, hogy ki jelezte chaten, hogy hozzá szeretne szólni és ő szólította meg a résztvevőket.

Némítás

Most már szerintem sokunknak van tapasztalata a háttérben hallatszó idegesítő fúrással, szaladgálással és mikrofon-piszkálással-zörgéssel-simogatással járó kellemetlen és zavaró hangokkal. Egy 17 fős megbeszélésen elég lenne, ha egyvalakinél összevesznek a gyerekek a háttérben, vagy egyikünk fog a mikrofonja átgondolatlan szeretgetésébe és máris a teljes megbeszélés követhetetlenné, idegesítővé válik. Ezért elég szigorúak voltunk, hogy a nagyobb megbeszéléseken csak azok oldják fel a némítást, akik épp beszélnek (és persze a moderátor).

Előkészítés, előkészítés, előkészítés

Szerintem ez nem csak az online megbeszélések egyik legfontosabb feltétele, hanem általában is hasznos. Élőben több tere van a spontaneitásnak, látom a résztvevőkön, hogy nyitottak-e egy új téma hozzáadására, vagy együtt kitalálhatjuk a témák sorrendjét. Ez online iszonyúan nehéz lenne, és kevesebb információ áll rendelkezésre róla, hogy valóban egy mindenki számára elfogadható irányba mozdultunk-e. Ha előre leírjuk, hogy milyen témákat szeretnénk érinteni, adunk háttéranyagot, leírjuk, hogy mit várunk a többiektől (jóváhagyást, véleményt, kérdéseket stb.), akkor van rá idő, hogy kiderüljön előre, ha valamit változtatni kell. Előre lehet szólni, ha valami gond van, vissza lehet kérdezni, pontosítani lehet. Például jelezhetem, hogy engem fölöslegesen akartak meghívni arra a megbeszélésre, mert egyáltalán nem értek ahhoz a témához.

Az online megbeszélésekkel kapcsolatos eddigi tapasztalataink pozitívak. Voltak kezdeti nehézségeink, néha nem hagytunk elég időt, hogy kérdéseket tehessenek fel a résztvevők a témákhoz kapcsolódóan és fura volt az is, hogy amikor valaki mondott egy viccet, nem hallottuk a szokásos nevetést. Persze vannak dolgok, amiket nagyon nehéz online megvalósítani, egy közös nevetést a demó alatt, hogy kérjek egy szeletet valaki pizzájából az ebédnél, vagy fel tudjam mérni, hogy ki van most kicsit rosszabb hangulatban, kinél kérdezzek rá, hogy mi újság van. Talán ahogy telik az idő, ezekben is szerzünk tapasztalatokat.